Kamis, 22 Oktober 2015

Proses perencanaan & Pengambilan Keputusan

Pengertian Perencanaan


ѫ     Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
ѫ     Fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing dan controlling harus terlebih dahulu di rencanakan.
ѫ     Proses yg menyangkut upaya yg dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yg akan datang & penentuan strategi & taktik yg tepat  untuk mewujudkan target & tujuan organisasi

Maksud dan Kegunaan Perencanaan

  1. Mendorong para manager untuk berpikir  secara sistematis
  2. Membantu manajer dalam melakukan koordinasi
  3. Menampilkan garis-garis besar haluan organisasi untuk tercapainya tujuan
  4. Membantu manajer manghadapi perkembangan di masa yang akan datang
  5. Membantu pelaksanaan pengawasan
  6. Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggung jawaban dari masing-masing organisasi

Langkah-langkah Perencanaan

  1. Identifikasi masalah
  2. Mencari informasi lengkap yang berhubungan dengan masalah
  3. Manganalisis dan mengklasifikasikan kegiatan
  4. Membuat perencanaan dengan mempertimbangkan hambatan
  5. Menentukan rencana-rencana alternatif
  6. Memilih rencana yang diajukan
  7. Mengatur urutan waktu rencana secara terperinci
  8. Memeriksa rencana yang diajukan

Alasan Perlunya Perencanaan


ѫ     Protective Benefits; yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
ѫ     Positive Benefits; dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Tipe-Tipe Perencanaan dan Rencana


è Praktek perencanaan akan berbeda tiap organisasi, karena :
        Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula.
        Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu yang berbeda.
        Manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
è Tipe Utama Rencana
        Rencana-rencana Strategik (Strategic Plans)
è Dirancang untuk mencapai tujuan yang luas dari perusahaan, yaitu untuk melaksanakan tugas yang merupakan alasan yang khas bagi eksistensi perusahaan itu.
        Rencana-rencana Operasional (Operational Plans)
è Memberikan rincian tentang bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
è Tipe Rencana-rencana Operasional
        Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans)
è Dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
         Rencana Tetap (Standing Plans)
è Pendekatan yang telah dibakukan untuk menangani situasi yang berulangkali terjadi dan yang dapat dengan mudah diantisipasi.

Pengambilan Keputusan

¨  Pengambilan keputusan merupakan bagian kunci dari kegiatan manajer.
¨  Pengambilan keputusan memainkan peran penting apabila manajer terlibat dalam perencanaan.
¨  Perencanaan melibatkan keputusan terpenting dan berjangkauan jauh kedepan yang diambil seorang manajer.

Jenis Keputusan

  1. Keputusan Terprogram  :
»        Keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan atau prosedur.
»        Digunakan untuk menghadapi masalah yang kompleks maupun yang tidak rumit.
  1. Keputusan tidak terprogram
»        Keputusan untuk menghadapi masalah yang unik atau khusus.
Dalam memutuskan bagaimana menyelesaikan suatu masalah, para manajer sering merasa perlu untuk menempatkan masalah itu dalam suatu susunan yang berkisar dari :
»        Kepastian : mengetahui apa yang akan terjadi pada waktu yang akan datang.
»        Risiko : mengetahui besarnya probabilitas dari setiap hasil.
»        Ketidakpastian : tidak mengetahui probabilitas & barangkali tidak ada hasil yang mungkin.

Proses Pemecahan Masalah yang Rasional

  1. Selidiki situasi
       Tentukan masalah
       Kenali tujuan-tujuan keputusan
       Diagnosa sebab-sebab
  1. Kembangkan alternatif
       Cari alternatif kreatif
       Jangan dulu mengevaluasi
  1. Evaluasi alternatif dan pilih yang terbaik
       Evaluasi alternatif
       Pilih akternatif terbaik
  1. Laksanakan dan adakan tindak lanjut
       Rencanakan pelaksanaan
       Laksanakan rencana
       Monitor pelaksanaan dan adakan penyesuaian seperlunya.

Rintangan terhadap Pemecahan Masalah

v  Untuk mengambil keputusan yang efektif, para manajer pertama-tama harus mengatasi rintangan yang menghambat mereka.
1)      Penghindaran secara santai (relaxed avoidance)
       Manajer memutuskan untuk tidak mengambil keputusan/bertindak setelah melihat bahwa akibat dari kelambanan itu tdk akan terlalu besar.
2)      Perubahan yang santai (relaxed change)  
       Manajer memutuskan utk melakukan suatu tindakan, setelah mengetahui bahwa akibat tdk berbuat apa-apa akan serius.
       Manajer tdk  menganalisis situasi, hanya mengambil alternatif yang pertama kali tersedia yang kelihatannya resikonya kecil
3)      Penghindaran yang defensif (defensive avoidance)
       Membiarkan orang lain mengambil keputusan (dan menderita akibat-akibatnya) atau sama sekali mengabaikan resiko.
4)      Panik (panic)
       Manajer merasa tertekan bukan hanya oleh masalah itu sendiri, melainkan juga oleh waktu.
       Menimbulkan suatu rasa tertekan yang amat sangat, yang mungkin menampakkan diri dalam perilaku seperti sukar tidur, mudah tersinggung, dan bentuk kegelisahan lainnya.

Mengatasi rintangan terhadap pemecahan masalah

  1. Menetapkan prioritas
  2. Mendapatkan informasi yang relevan
  3. Majulah secara metodis dan teliti

Kapan harus melibatkan bawahan : suatu model

v  Dalam pengembangan karya, Maier, Victor Vroom dan Philip Yetton telah mengembangkan suatu metode utk membantu manajer memutuskan kapan dan sejauh mana mereka harus melibatkan bawahan dalam memecahkan masalah tertentu.
v  Mereka memisahkan 5 gaya pengambilan keputusan yang menggambarkan suatu rangkaian kesatuan mulai dari pendekatan pengambilan keputusan otoriter (AI, AII) sampai konsultatif (CI, CII), sampai pada pengambilan keputusan yang sepenuhnya partisipatif (GII).

Jenis gaya keputusan manajemen

¨  AI
à Manajer memecahkan masalah/mengambil  keputusan sendiri dengan informasi yang tersedia pada waktu itu.
¨ AII
à Manajer memperoleh informasi yang diperlukan dari para bawahan, kemudia memutuskan pemecahan masalah sendiri.
à Peran yang dimainkan bawahan dalam pengambilan keputusan ialah memberikan informasi kepada para manajer dan bukan menghasilkan / mengevaluasi pemecahan alternatif.
¨  CI
à Para manajer berbagi masalah dengan para bawahan yang bersangkutan secara perorangan, mendapatkan gagasan serta saran mereka tanpa mengumpulkan mereka sebagai suatu kelompok.
à Manajer mengambil keputusan yang mungkin / mungkin juga tidak mencerminkan pengaruh bawahan
¨  CII
à Manajer berbagi masalah dengan para bawahan sebagai suatu kelompok, secara kolektif mendapatkan gagasan dan saran mereka.
à Mereka mengambil keputusan yang mungkin/mungkin juga tidak mencerminkan pengaruh bawahan.
¨  GII
à Manajer berbagi masalah dengan bawahan sebagai suatu kelompok.
à Manajer dan bawahan bersama-sama menghasilkan dan mengevaluasi alternatif,  dan berusaha mencapai kesepakatan bersama atas suatu pemecahan.

à Manajer tidak mencoba mempengaruhi kelompok itu untuk mengambil pemecahan yang mereka sukai, dan mereka menerima serta melaksanakan setiap pemecahan yang mendapat dukungan dari keseluruhan kelompok. 

0 komentar:

Posting Komentar