Pengertian Perencanaan
ѫ Pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh
siapa.
ѫ Fungsi dasar (fundamental)
manajemen, karena organizing, staffing, directing dan controlling
harus terlebih dahulu di rencanakan.
ѫ Proses yg menyangkut upaya yg
dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yg akan datang & penentuan
strategi & taktik yg tepat untuk
mewujudkan target & tujuan organisasi
Maksud dan Kegunaan Perencanaan
- Mendorong para manager untuk berpikir secara sistematis
- Membantu manajer dalam melakukan koordinasi
- Menampilkan garis-garis besar haluan organisasi untuk tercapainya tujuan
- Membantu manajer manghadapi perkembangan di masa yang akan datang
- Membantu pelaksanaan pengawasan
- Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggung jawaban dari masing-masing organisasi
Langkah-langkah Perencanaan
- Identifikasi masalah
- Mencari informasi lengkap yang berhubungan dengan masalah
- Manganalisis dan mengklasifikasikan kegiatan
- Membuat perencanaan dengan mempertimbangkan hambatan
- Menentukan rencana-rencana alternatif
- Memilih rencana yang diajukan
- Mengatur urutan waktu rencana secara terperinci
- Memeriksa rencana yang diajukan
Alasan Perlunya Perencanaan
ѫ Protective Benefits; yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
ѫ Positive Benefits; dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Tipe-Tipe Perencanaan dan Rencana
è Praktek perencanaan akan berbeda tiap
organisasi, karena :
≈
Perbedaan
tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang
digunakan berbeda pula.
≈
Dalam
suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu yang berbeda.
≈
Manajer
yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
è Tipe Utama Rencana
≈
Rencana-rencana
Strategik (Strategic Plans)
è
Dirancang
untuk mencapai tujuan yang luas dari perusahaan, yaitu untuk melaksanakan tugas
yang merupakan alasan yang khas bagi eksistensi perusahaan itu.
≈
Rencana-rencana
Operasional (Operational Plans)
è
Memberikan
rincian tentang bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
è Tipe Rencana-rencana Operasional
≈
Rencana
Sekali Pakai (Single Use Plans)
è
Dikembangkan
untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah
tercapai.
≈
Rencana
Tetap (Standing Plans)
è
Pendekatan
yang telah dibakukan untuk menangani situasi yang berulangkali terjadi dan yang
dapat dengan mudah diantisipasi.
Pengambilan Keputusan
¨ Pengambilan
keputusan merupakan bagian kunci dari kegiatan manajer.
¨ Pengambilan
keputusan memainkan peran penting apabila manajer terlibat dalam perencanaan.
¨ Perencanaan
melibatkan keputusan terpenting dan berjangkauan jauh kedepan yang diambil
seorang manajer.
Jenis Keputusan
- Keputusan Terprogram :
»
Keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan,
peraturan atau prosedur.
»
Digunakan untuk menghadapi masalah yang kompleks
maupun yang tidak rumit.
- Keputusan tidak terprogram
»
Keputusan untuk menghadapi masalah yang unik
atau khusus.
Dalam memutuskan bagaimana
menyelesaikan suatu masalah, para manajer sering merasa perlu untuk menempatkan
masalah itu dalam suatu susunan yang berkisar dari :
»
Kepastian : mengetahui apa yang akan terjadi
pada waktu yang akan datang.
»
Risiko : mengetahui besarnya probabilitas dari
setiap hasil.
»
Ketidakpastian : tidak mengetahui probabilitas
& barangkali tidak ada hasil yang mungkin.
Proses Pemecahan Masalah yang Rasional
- Selidiki situasi
• Tentukan
masalah
• Kenali
tujuan-tujuan keputusan
• Diagnosa
sebab-sebab
- Kembangkan alternatif
• Cari
alternatif kreatif
• Jangan
dulu mengevaluasi
- Evaluasi alternatif dan pilih yang terbaik
• Evaluasi
alternatif
• Pilih
akternatif terbaik
- Laksanakan dan adakan tindak lanjut
• Rencanakan
pelaksanaan
• Laksanakan
rencana
• Monitor
pelaksanaan dan adakan penyesuaian seperlunya.
Rintangan terhadap Pemecahan Masalah
v Untuk mengambil keputusan yang
efektif, para manajer pertama-tama harus mengatasi rintangan yang menghambat
mereka.
1) Penghindaran secara santai (relaxed
avoidance)
• Manajer memutuskan untuk tidak
mengambil keputusan/bertindak setelah melihat bahwa akibat dari kelambanan itu
tdk akan terlalu besar.
2) Perubahan yang santai (relaxed
change)
• Manajer memutuskan utk melakukan
suatu tindakan, setelah mengetahui bahwa akibat tdk berbuat apa-apa akan
serius.
• Manajer tdk menganalisis situasi, hanya mengambil
alternatif yang pertama kali tersedia yang kelihatannya resikonya kecil
3) Penghindaran yang defensif (defensive
avoidance)
• Membiarkan orang lain mengambil
keputusan (dan menderita akibat-akibatnya) atau sama sekali mengabaikan resiko.
4) Panik (panic)
• Manajer merasa tertekan bukan hanya
oleh masalah itu sendiri, melainkan juga oleh waktu.
• Menimbulkan suatu rasa tertekan yang
amat sangat, yang mungkin menampakkan diri dalam perilaku seperti sukar tidur,
mudah tersinggung, dan bentuk kegelisahan lainnya.
Mengatasi rintangan terhadap pemecahan masalah
- Menetapkan prioritas
- Mendapatkan informasi yang relevan
- Majulah secara metodis dan teliti
Kapan harus melibatkan bawahan : suatu model
v Dalam pengembangan karya, Maier,
Victor Vroom dan Philip Yetton telah mengembangkan suatu metode utk membantu
manajer memutuskan kapan dan sejauh mana mereka harus melibatkan bawahan dalam
memecahkan masalah tertentu.
v Mereka memisahkan 5 gaya pengambilan
keputusan yang menggambarkan suatu rangkaian kesatuan mulai dari pendekatan
pengambilan keputusan otoriter (AI, AII) sampai konsultatif (CI, CII), sampai
pada pengambilan keputusan yang sepenuhnya partisipatif (GII).
Jenis gaya keputusan manajemen
¨ AI
à Manajer memecahkan
masalah/mengambil keputusan sendiri
dengan informasi yang tersedia pada waktu itu.
¨
AII
à Manajer memperoleh informasi yang
diperlukan dari para bawahan, kemudia memutuskan pemecahan masalah sendiri.
à Peran yang dimainkan bawahan dalam
pengambilan keputusan ialah memberikan informasi kepada para manajer dan bukan
menghasilkan / mengevaluasi pemecahan alternatif.
¨ CI
à Para manajer berbagi masalah dengan
para bawahan yang bersangkutan secara perorangan, mendapatkan gagasan serta
saran mereka tanpa mengumpulkan mereka sebagai suatu kelompok.
à Manajer mengambil keputusan yang
mungkin / mungkin juga tidak mencerminkan pengaruh bawahan
¨ CII
à Manajer berbagi masalah dengan para
bawahan sebagai suatu kelompok, secara kolektif mendapatkan gagasan dan saran
mereka.
à Mereka mengambil keputusan yang
mungkin/mungkin juga tidak mencerminkan pengaruh bawahan.
¨ GII
à Manajer berbagi masalah dengan
bawahan sebagai suatu kelompok.
à Manajer dan bawahan bersama-sama
menghasilkan dan mengevaluasi alternatif,
dan berusaha mencapai kesepakatan bersama atas suatu pemecahan.
à Manajer tidak mencoba mempengaruhi
kelompok itu untuk mengambil pemecahan yang mereka sukai, dan mereka menerima
serta melaksanakan setiap pemecahan yang mendapat dukungan dari keseluruhan
kelompok.
0 komentar:
Posting Komentar